Согласие на обработку персональных данных работников: что нужно знать

Что такое согласие на обработку персональных данных?

Согласие на обработку персональных данных (ПДн) — это добровольное и информированное разрешение субъекта на использование его персональных данных. В контексте трудовых отношений в качестве этого субъекта выступает работник, который предоставляет согласие на обработку его данных своему непосредственному работодателю, то есть оператору ПДн.
Согласие является гарантией того, что права работника будут защищены, а обработка данных будет осуществляться в соответствии с действующим законодательством.

Зачем нужно согласие на обработку персональных данных сотрудника?

Согласие позволяет избежать незаконного использования личной информации и обеспечивает документальное подтверждение разрешения сотрудника на работу с его ПДн, что защищает работодателя от штрафов.

Однако этот документ требуется не всегда. В случаях, если обработка ПДн сотрудника необходима для выполнения обязательств по трудовому договору, исполнения законодательства или в целях безопасности, защиты жизни и здоровья работника или других лиц, согласие запрашивать не нужно.
При трудоустройстве работник предоставляет работодателю различную информацию о себе, такую как Ф.И.О., дата рождения, семейный статус, образование и другие данные, содержащиеся в следующих документах:

— паспорте (внутреннем и заграничном);
— СНИЛС, ИНН;
— медицинской книжке;
— военном билете;
— дипломах об образовании;
— трудовой книжке.

Для предотвращения незаконного использования этих данных работник дает согласие на их обработку. Это обязательство предусмотрено федеральным законодательством для всех операторов персональных данных, включая индивидуальных предпринимателей. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, информация, переданная в отдел кадров, считается конфиденциальной, и без добровольного согласия субъекта ее использование в делопроизводстве строго запрещено.

Так, если Роскомнадзором будет обнаружен факт обработки данных работника вашей компании без его согласия, то вы рискуете получить штраф в размере от 300 до 700 тысяч рублей при первичном нарушении и до 1,5 млн рублей при повторном.

Может ли работник отказаться от подписания согласия?

Да, согласно закону 152-ФЗ, у работника есть на это право. В ч. 1 ст. 9 этого же закона говорится также о том, что согласие должно быть исключительно добровольным, поэтому принуждение к его подписанию является нарушением требований законодательства.
В случае, если трудоустроенный сотрудник отказывается подписывать согласие, вы, как работодатель, вправе продолжать обрабатывать его личные данные, опираясь на условия заключенного с ним ранее трудового договора или требования закона. При этом важно помнить, что для обработки персональных данных всегда должно быть конкретное законное основание обработки. Что касается кандидатов, которые еще не были приняты на работу, неподписанное согласие на обработку ПДн скорее всего будет служить причиной отказа в трудоустройстве, поскольку такая ситуация создает для работодателя риск нарушения 152-ФЗ. Особенно часто такое происходит в организациях с пропускной системой.

Как оформить согласие с работником на обработку персональных данных?

Для корректного оформления согласия работника на обработку персональных данных следует учитывать несколько ключевых моментов.

1. Форма согласия. Документ может быть составлен в письменной или электронной форме. Важно, чтобы он отражал ваши реальные причины обработки персональных данных и был понятным для работника. Стоит отметить, что для распространения персональных данных сотрудника требуется получение отдельного согласия.
2. Содержимое документа. В согласии необходимо указать:
   • Цели обработки персональных данных. В данном разделе следует описать, для каких конкретных целей будут использоваться ПДн работника. Например, это может быть назначение заработной платы, ведение кадрового учета, проведение оценки работы, а также другие цели, связанные с трудовой деятельностью. Точное определение целей поможет избежать неясностей и повысит уровень доверия работника к вам.
   • Перечень обрабатываемых данных. Здесь следует перечислить конкретные категории персональных данных, которые будут обрабатываться. Они могут включать фио, контакты, адрес, семейное положение, сведения об образовании и трудовом стаже.
   • Сроки хранения данных. В этом разделе нужно указать конкретный период времени, на который вы собираетесь хранить информацию о работнике. Как правило, он зависит от целей обработки. Подробнее о том, как правильно определить срок действия согласия на обработку ПДн мы рассказали в нашей статье.
   • Права работника, включая право на отзыв согласия. Осведомленность о своих правах способствует формированию доверительных отношений между работником и работодателем. Среди них могут быть: право на доступ к своим персональным данным, право на их исправление или уничтожение, а также право на отзыв согласия. Порядок действий после получения уведомления об отзыве согласия описали в этой статье.
3. Подпись. Документ должен быть подписан работником, что подтверждает его согласие на обработку данных. Подпись может быть как проставлена собственноручно на бумажном носителе, так и являться электронной, в случае, если процесс трудоустройства сотрудника осуществляется удаленно.

Образец согласия на обработку ПДн работника

В качестве основы для вашего документа вы можете взять наш образец согласия на обработку персональных данных работника. Не забудьте поместить туда все обязательные разделы, перечисленные выше, а также адаптировать документ непосредственно под ваши цели и бизнес-процессы.

Скачать шаблон согласия на обработку ПДн работника

Заключение

Поделиться в социальных сетях:

Наталия Рагулина

Руководитель юридического отдела

8 лет опыта

более 300 выигранных дел

Автор статьи

110 публикаций на сайте

Подробнее о специалисте