Что проверяет служба безопасности при приеме на работу

Как проходит проверка СБ при устройстве на работу

Проверка службой безопасности — это процесс с четкой последовательностью шагов.

Процедуру подбора соискателя условно можно поделить на несколько последовательных шагов:

Шаг 1. Прохождение собеседования. После успешного интервью рекрутер (HR-менеджер или иное лицо) передает сведения о кандидате в службу безопасности.

Шаг 2. Подписание согласия на обработку персональных данных и заполнение анкеты. Обращаем особое внимание на то, что отсутствие согласия на обработку персональных данных является существенным нарушением законодательства.

Шаг 3. Проверка по открытым базам данных. Специалисты по проверке персонала компании запускают проверку кандидата по открытым реестрам (о них — в следующих разделах статьи).

Шаг 4. Формирование риск-профиля. По итогам сбора информации составляется заключение о том, соответствует ли кандидат требованиям должности.

Шаг 5. Одобрение или блокировка соискателя. Заключение уходит к руководителю. Если решение отрицательное, соискатель получает соответствующий ответ.

Шаг 6. Выставление оффера. При положительном решении HR (или другое уполномоченное лицо) выставляет официальное предложение о трудоустройстве и начинается кадровое оформление.

Нужно ли согласие на проверку службой безопасности?

Потенциальный работодатель обязан получить согласие на обработку персональных данных в соответствии с законодательством.

Прежде чем разбирать, что именно проверяет служба безопасности при приеме на работу, необходимо упомянуть о главном правовом условии. В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», обработка персональных данных допускается с согласия субъекта. В случаях, когда иное основание для обработки персональных данных отсутствует (статья 6 ФЗ-152), работодатель обязан получить согласие субъекта; применительно к специальным категориям данных такое согласие должно быть оформлено письменно (статьи 10, 11 ФЗ-152). Это согласие должно содержать:

• цель обработки данных;
• перечень обрабатываемых сведений;
• наименование и адрес оператора;
• срок действия согласия и порядок его отзыва;
• перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, и описание используемых оператором способов обработки.

Расплывчатые формулировки, например, «я согласен на любую обработку» не имеют юридической силы. Если работодатель начал проверку без письменного согласия соискателя — это прямое нарушение закона.

За такие нарушения Роскомнадзор вправе привлечь организацию к административной ответственности: штрафы для юридических лиц по части 2 статьи 13.11 КоАП РФ составляют от 300 000 до 700 000 рублей за первичное нарушение и от 1 000 000 до 1 500 000 рублей — за повторное.

Что проверяет служба безопасности при приеме на работу

При приеме на работу служба безопасности проверит документы и их подлинность, а также может пробить кандидата по открытым базам данных.

Документы и их подлинность

СБ проверяет документы, которые соискатель предоставил при трудоустройстве.

Паспорт. Служба безопасности проверяет паспорт соискателя на предмет его подлинности, действительности и достоверности указанных в резюме и анкете сведений.

Трудовая книжка и сведения о предыдущих местах работы. Проверяются периоды занятости, должности, причины увольнения.

Документы об образовании. Подлинность диплома (или иных документов об образовании) проверяется через Федеральный реестр сведений о документах об образовании (реестр Рособрнадзора).

Справка об отсутствии судимости. Предоставляется кандидатом самостоятельно в случаях, прямо предусмотренных законом. Обращаем внимание: в соответствии со статьей 65 ТК РФ справка об отсутствии судимости нужна для ограниченного перечня специальностей. Так, справка об отсутствии судимости не потребуется, например, маркетологам, поварам, менеджерам, программистам и пр., но обязательна к предоставлению при поступлении на работу в сферах образования, безопасности и правопорядка, в некоторых случаях — медицины.

Как служба безопасности проверяет кандидатов на работу на судимость? По общему правилу, используются следующие открытые источники:

• ГАС «Правосудие»;
• Сайт МВД России.

Служба безопасности компании не имеет прямого доступа к закрытым базам МВД. Поиск сведений, например, через знакомых в полиции является незаконным и образует состав правонарушения (в некоторых случаях — уголовного). Однако все, что государство открыло через официальные сайты, служба безопасности использует законно. Все остальное представляет из себя нарушение законодательства.

Долги и исполнительные производства

Большинство компаний проверяет соискателя через сайт Федеральной службы судебных приставов. Сайт ФССП России публично доступен, данные об исполнительных производствах находятся в открытом реестре. Служба безопасности обращает внимание на:

• общую сумму задолженности по всем производствам;
• систематичность долгов;
• давность долгов и наличие движения по ним.

Кредитная история

Проверяет ли служба безопасности кредитную историю? По общему правилу, нет. Кредитная история хранится в бюро кредитных историй (БКИ, ОКБ), доступ к которым регулируется Федеральным законом от 30.12.2004 № 218-ФЗ «О кредитных историях». При этом запрос возможен исключительно с письменного согласия субъекта на изучение его кредитной истории (ст. 6 Закона № 218-ФЗ)

Банкротство

Сведения о банкротстве физических лиц находятся в открытом доступе. Единый федеральный реестр сведений о банкротстве (ЕФРСБ) содержит информацию обо всех процедурах. Факт банкротства сам по себе не является основанием для отказа в приеме, однако финансовая история кандидата в некоторых случаях влияет на принятие кадрового решения, особенно на должности с материальной ответственностью.

В некоторых случаях банкротство является препятствием при занятии вакантных должностей. Так, например, лицо, признанное банкротом, в течение 10 лет не вправе занимать руководящие должности в кредитных организациях (статья 213.30 Федерального закона № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)».

Реестры ФНС

Через сайты Федеральной налоговой службы (в частности, через сервис «Прозрачный бизнес») проверяются сведения об учреждении юрлиц или о создании ИП, о занятии должности директора в действующих или ликвидированных компаниях. Это особенно актуально при найме на управленческие должности.

Мониторинг социальных сетей

Публичные страницы в социальных сетях просматриваются без нарушения закона. При этом, если вы сохраняете информацию о кандидате из соцсетей, передаете ее другим лицам, просите кандидата открыть закрытые аккаунты — согласие кандидата потребуется.

Полиграф

Трудовой кодекс не содержит норм о применении полиграфа, но и не запрещает работодателям использовать его при приеме на работу. Проверка на полиграфе применяется в отдельных компаниях и прямо не запрещена действующим законодательством; для снижения правового риска работодателю следует получить добровольное письменное согласие кандидата. Принудить к прохождению полиграфа нельзя.

Сколько по времени служба безопасности проверяет сведения при приеме на работу

Срок проверки занимает от нескольких минут до нескольких недель в зависимости от должности, отрасли и объема проверяемой информации.

Что проверяет служба безопасности в зависимости от отрасли

Что проверяет служба безопасности при трудоустройстве на работу в банк?

Банковский сектор предполагает достаточно жесткие требования к кандидатам, поскольку кредитные организации должны, как минимум, соответствовать требованиям ЦБ РФ.

При приеме на работу в банк специалисты службы безопасности, по общему правилу, проверяют следующие аспекты.

• Кредитная история. Для должностей, связанных с управлением деньгами клиентов, этот параметр является одним из самых важных.
• Банкротство. Закон прямо ограничивает право признанного банкрота занимать некоторые должности в кредитных организациях. Например, нельзя занимать должности в органах управления кредитной организации (банка) и иным образом участвовать в ее управлении (часть 3 статьи 213.30 Федерального закона 127-ФЗ).
• Экономические преступления. Мошенничество, растрата, легализация доходов — банки проверяют кандидатов на предмет уголовных дел по экономическим статьям.
• Деловая репутация. Факт увольнения по инициативе работодателя при грубом нарушении работником служебных обязанностей или по итогам служебного расследования фиксируется и учитывается при последующих трудоустройствах в отрасли.

Что пробивает служба безопасности при приеме на работу на завод?

Производственные предприятия изучают, есть ли у кандидата судимость, установленные факты краж или хищений, а также долги по исполнительным производствам.

• Наличие судимости (в том числе по делам, связанным с алкоголем или наркотиками). Это критично для операторов оборудования, водителей и специалистов, работающих с опасными материалами или на высоте.
• Кражи и хищения на предыдущих местах работы. Эта информация, как правило, нужна работодателю, чтобы обезопасить свое имущество.
• Долги по исполнительным производствам на значительные суммы. Кандидат с крупной задолженностью может не пройти на должность с доступом к материальным ценностям предприятия.
• Дисциплинарные нарушения. Систематические прогулы, конфликты, увольнения за грубые нарушения трудового распорядка могут стать проблемой при приеме на работу.

Что проверяет служба безопасности при приеме на работу в магазин?

Ритейл традиционно сталкивается с проблемой внутренних хищений и недостач, в связи с чем работодателю особенно важно понять, насколько кандидат склонен к совершению хищений.

• Мелкие хищения и недостачи на предыдущих местах работы проверяются в первую очередь для приема кандидатов на материально ответственные должности (кассиры, кладовщики, администраторы).
• Подлинность документов, прежде всего медицинских книжек, обязательных при работе с продуктами питания.
• Наличие судимости, в частности по статьям за кражи, мошенничество.
• Долги по исполнительным производствам для соискателей на вакансии с доступом к наличным или товарным ценностям.

Проверяет ли служба безопасности при приеме на работу родственников

По общему правилу, служба безопасности не проверяет родственников соискателя. При этом в случае проверки организация обязана запросить согласие.
Обработка персональных данных третьих лиц (например, родственников кандидата) без их письменного согласия является нарушением статьи 9 Федерального закона № 152-ФЗ. Если компания проверяет родственников кандидата без их ведома, это является правонарушением.

Обращаем внимание на то, что трудоустройство в государственные структуры (например, ФСБ, МВД, прокуратуру и пр.), напротив, часто предполагает проверку близкого окружения соискателя. Кандидата об этом предупреждают заранее. При этом, по общему правилу, судимость или финансовые проблемы у близких родственников являются скорее фактором риска и не представляют из себя обязательного основания для отказа в приеме на работу.

Что можно сделать, если получил отказ в приеме на работу

Соискатель вправе обжаловать отказ и запросить у компании причину отказа.

Согласно части 5 статьи 64 ТК РФ, вы вправе направить работодателю письменное требование сообщить причину отказа. Работодатель обязан дать письменный ответ в течение 7 рабочих дней с момента получения такого требования.

Как работодателю законно проверить соискателя при приеме на работу

Организация вправе проверять кандидатов только по открытым базам данных и исключительно после получения письменного согласия соискателя. Такие действия могут представлять из себя как административное, так и уголовное правонарушение.

Можно выделить два ключевых нормативных акта, которые регулируют процедуру скоринга кандидатов:

• Статья 86 Трудового кодекса РФ устанавливает специальные требования к обработке персональных данных именно в трудовых отношениях. Работодатель вправе обрабатывать данные соискателя только в строго определенных целях: обеспечение безопасности, содействие в трудоустройстве, соблюдение законодательства и пр. Сбор сведений, выходящих за эти рамки, является нарушением даже при наличии подписанного согласия.
• Статья 9 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» требует, чтобы согласие на обработку персональных данных было конкретным, информированным и сознательным. Расплывчатые формулировки вроде «согласен на любую обработку» не имеют юридической силы.

Чем рискует работодатель, использующий неофициальные источники

Компании, использующие неофициальные источники при приеме кандидатов на работу, рискуют получить штрафы по КоАП РФ.

Многие компании проверяют кандидатов на наличие судимостей, банкротств и долгов. Однако часть из них по-прежнему использует неофициальные каналы: Telegram-боты с «пробивом», базы данных сомнительного происхождения, запросы через знакомых в силовых структурах. Это создает серьезные правовые риски.

За незаконные операции с компьютерной информацией, содержащей персональные данные, предусмотрена как административная ответственность по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ (штраф от 150 000 до 300 000 руб.), так и уголовная ответственность по статье 272.1 УК РФ.

Какие базы организация может использовать законно и нужно ли согласие кандидата на проверку

Ниже наши юристы подготовили перечень баз, которые могут использоваться работодателем правомерно. Этот раздел также отвечает на вопрос соискателей: «Как проверить себя через службу безопасности?»

Указанные выше сервисы технически не требуют подтверждения наличия согласия кандидата на обработку его персональных данных, поскольку они являются открытыми (общедоступными). Однако чтобы проверка была законной, необходимо получить согласие кандидата на обработку персональных данных (ст. 9 Закона № 152-ФЗ).

Обращаем внимание: кредитная история регулируется Федеральным законом от 30.12.2004 № 218-ФЗ «О кредитных историях». Даже при наличии общего согласия на обработку персональных данных работодатель обязан получить у соискателя отдельное письменное согласие на запрос в бюро кредитных историй. Также следует помнить: поиск судебных дел по ФИО требует дополнительной верификации из-за возможных совпадений. Данные необходимо сопоставлять с другими идентификаторами, чтобы исключить ошибки в отношении однофамильцев.

Пошаговый алгоритм законной проверки соискателя

Шаг 1. Получение письменного согласия на обработку персональных данных. Это обязательное первое действие до начала проверочных мероприятий. Если при проверке планируется использование специализированных сервисов-агрегаторов, об этом необходимо прямо указать в тексте согласия: цель обработки, перечень обрабатываемых сведений, факт передачи данных третьим лицам.

Шаг 2. Проверка по открытым государственным реестрам. Рекомендуем использовать только официальные источники из таблицы выше.

Шаг 3. Документирование результатов проверки. Результаты фиксируются во внутренних документах, подтверждающих соблюдение принципов обработки персональных данных. Документирование должно происходить таким образом, чтобы исключить доступ третьих лиц к соответствующей информации. Это защитит компанию при проверке Роскомнадзором.

Шаг 4. Правильное оформление отказа. Данные, полученные в ходе проверки, не могут быть единственным основанием для отказа в трудоустройстве, за исключением случаев, установленных законом. Согласно статье 64 ТК РФ, отказ должен быть обоснован деловыми качествами кандидата. Отказ по иным основаниям, прямо запрещенным законом (пол, возраст, национальность и пр.), является нарушением части 2 статьи 64 ТК РФ и может быть оспорен в суде.

Если должность связана с управлением активами, доступом к финансовым ресурсам или руководством подразделением, перечень проверяемых сведений обоснованно расширяется. В рамках открытых реестров работодатель вправе установить:

• является ли кандидат учредителем или руководителем действующих либо ликвидированных организаций;
• не связан ли он с компаниями-банкротами;
• нет ли за ним крупных исполнительных производств или налоговой задолженности;
• факты дисквалификации по данным ФНС.

Вся эта информация берется из официальных общедоступных реестров ФНС и судов, а не из «серых» источников. Проверка деловых связей и деятельности кандидата в предыдущих компаниях является стандартной практикой для служб безопасности крупных структур, однако она должна оставаться вспомогательным инструментом, а не единственной причиной для отказа.

Можно ли отказать кандидату в приеме на работу на основании проверки службой безопасности

Да, в определенных случаях такой отказ возможен.

Если по итогам проверки службы безопасности окажется, что деловые качества кандидата не отвечают требованиям должности, на которую он претендует, работодатель может отказать ему в трудоустройстве. Основанием служат ч. 2 ст. 3 и ч. 2 ст. 64 ТК РФ, а также абз. 1, 5 и 7 п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2.

Если же проверка покажет, что кандидат входит в категорию лиц, которых закон прямо запрещает или ограничивает принимать на работу, допускать его к работе нельзя, и отказ в приеме будет законным (ч. 2 ст. 64 ТК РФ). Так, работодатель правомерно откажет претенденту на должность водителя автобуса, у которого есть непогашенная судимость за преступление из перечня п. 1 ч. 2 ст. 328.1 ТК РФ (ч. 2 ст. 328.1 ТК РФ).

Как законно отказать кандидату в приеме на работу после проверки службой безопасности

Работодатель вправе отказать соискателю, если его деловые качества не отвечают требованиям вакансии или если закон прямо запрещает принимать такого человека на эту должность. Главное, чтобы причина отказа не была дискриминационной и ее можно было подтвердить документально.

Работодатель сам решает, кого принимать на работу (абз. 2 п. 10 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2). Однако ст. 64 ТК РФ запрещает ограничивать права кандидата по признакам, не связанным с деловыми качествами: полу, возрасту, национальности, месту жительства, семейному и имущественному положению, убеждениям и т. п., если иное не установлено федеральным законом.

Главный критерий отбора — деловые качества, то есть профессиональная квалификация (профессия, специальность) и личностные характеристики (здоровье, образование, опыт работы). Работодатель также вправе предъявлять требования, обязательные по закону или обусловленные спецификой работы, например знание иностранного языка (абз. 6–7 п. 10 постановления № 2).

Кандидат может обжаловать отказ в суде, а по его письменному запросу работодатель обязан в течение 7 рабочих дней письменно сообщить причину отказа (ч. 5, 6 ст. 64 ТК РФ). Поэтому формулировать ее нужно особенно аккуратно.

Недопустимы субъективные и дискриминационные мотивы, например: «ваши фото в соцсетях не соответствуют имиджу компании» или «вы банкрот, поэтому не справитесь с работой». Учтите, что судимость или дисквалификация не запрещают работать вообще: ограничение зависит от должности и характера правонарушения. Отказ лингвисту из-за судимости за страховое мошенничество суд, скорее всего, признает незаконным, а отказ кандидату с судимостью за причинение вреда здоровью на должность учителем в школе — нет.

Если прямого запрета в законе нет, обоснуйте отказ несоответствием деловых качеств. Например: «Вынуждены отказать Вам в приеме на должность руководителя отдела налогового планирования: по результатам анализа резюме и тестирования у Вас недостаточно опыта управления коллективом и знаний налогового законодательства».

Какие внутренние документы необходимы работодателю

Рекомендуется подготовить пакет документов: согласие кандидата на обработку персональных данных, положение об обработке персональных данных, регламент проверки соискателей. Отдельно необходимо уведомить РКН об обработке.

Чтобы процедура проверки не стала основанием для штрафа от Роскомнадзора, организации следует иметь следующий пакет документов:

1. Согласие на обработку персональных данных при трудоустройстве с указанием конкретных целей, перечня обрабатываемых сведений, способов обработки, наименования оператора и срока действия. Подписывается до начала любых проверочных мероприятий.
2. Положение об обработке персональных данных — внутренний регламент, описывающий порядок сбора, хранения, использования и уничтожения данных соискателей и работников. Обязателен в силу статьи 18.1 ФЗ-152.
3. Регламент проверки соискателей — документ, фиксирующий разрешенные источники информации, порядок действий специалиста СБ и требования к оформлению результатов. Снижает риск «самодеятельности» отдельных сотрудников и защищает компанию при споре с кандидатом.
4. Уведомление Роскомнадзора — если организация является оператором персональных данных и не подпадает под исключения, установленные статьей 22 ФЗ-152, она обязана уведомить регулятора о своей деятельности по обработке данных.

Практический чек-лист для работодателя:

• Провести ревизию существующих процедур проверки соискателей.
• Исключить использование неофициальных баз данных и посредников.
• Обновить форму согласия на обработку персональных данных.
• Разработать или актуализировать регламент проверки.
• Уведомить Роскомнадзор, если это еще не сделано.
• Обучить HR-специалистов и сотрудников СБ актуальным требованиям законодательства.

Чек-лист для кандидата: как пройти службу безопасности при приеме на работу

Не скрывайте то, что будет найдено. Расхождение между тем, что вы написали в анкете, и тем, что нашла служба безопасности, может привести к проблемам при трудоустройстве или по факту трудоустройства. Если у вас есть долги или факт банкротства — укажите это с кратким объяснением обстоятельств. Честность в сложном вопросе воспринимается значительно лучше, чем выявленная попытка скрыть информацию.

Проверьте свою кредитную историю заранее. Иногда люди не знают о долгах, оформленных без их ведома. Узнать об этом лучше до собеседования.

Подготовьте рекомендации с предыдущих мест работы. Это может помочь устроиться на новую работу.

Внимательно читайте согласие на обработку персональных данных. Документ может содержать разрешение на сбор информации, которая никак не относится к трудоустройству, в связи с чем необходимо изучить согласие на обработку персональных данных.

Проверьте открытые страницы в социальных сетях. Публичные страницы в соцсетях доступны службе безопасности без каких-либо ограничений. Если на вашей странице есть контент, который может свидетельствовать о зависимостях, нелояльности к бывшему руководству или систематических конфликтах — рекомендуем обратить на это внимание.

Вместо итога

Проверка кандидата службой безопасности помогает работодателю снизить кадровые риски, но сама процедура должна соответствовать требованиям трудового законодательства и закона о персональных данных. Важно не только использовать законные источники информации, но и правильно оформлять согласия, внутренние документы и результаты проверки. Нарушения могут обернуться штрафами Роскомнадзора и судебными спорами с соискателями.

Хотите проверить, соответствует ли ваша процедура проверки соискателей требованиям закона? Запишитесь на бесплатную консультацию юристов «Хелп Консалтинг». Мы оценим возможные риски, расскажем, какие документы необходимо подготовить, и поможем с оформлением согласий на обработку персональных данных, разработкой внутренних регламентов и подачей уведомления в Роскомнадзор.

Поделиться в социальных сетях:

Людмила Шадрина

Управляющий партнер

10 лет опыта

более 300 выигранных дел

Автор статьи

136 публикаций на сайте

Подробнее о специалисте